El reclutamiento de personas para realizar investigaciones de experiencia de usuario es un proceso que requiere atención a los detalles, estrategia y las herramientas adecuadas para asegurar que los participantes seleccionados representen correctamente el público objetivo del producto o servicio que se desea analizar y mejorar.

Como hemos desarrollado en notas anteriores, un reclutamiento exitoso garantiza que los hallazgos de la investigación sean válidos y útiles para la toma de decisiones. A continuación, presentamos algunas de las herramientas y documentos esenciales para este proceso.

1. Criterios de selección

Antes de iniciar el reclutamiento, la comunicación y el trabajo en equipo con los clientes se torna crucial para definir las características muestrales que deberemos tener en cuenta durante el proceso de selección.

Se documentan aspectos tales como:

• Perfil del usuario - A través de una breve descripción demográfica del público objetivo, especificando datos que sean de interés para el estudio concreto. Por ejemplo: rango etario, géneros, niveles socioeconómicos, zonas de residencias, ocupaciones y/o niveles de estudio, intereses y consumos.
• Criterios excluyentes - Una vez que conocemos las características que incluyen a las personas en el estudio, debemos conocer cuales las excluyen. Por ejemplo: conocimientos técnicos previos, participación reciente en un estudio igual o similar, nivel de digitalización, etc.

2. Organización y visibilidad del proceso

Se trabaja en conjunto con los clientes en un roadmap donde estipulamos tiempos concretos para organizar y llevar a cabo la investigación.

Estos tiempos deben tener en cuenta el proceso de reclutamiento, días y horarios para la ejecución de las entrevistas y finalmente un deadline para la entrega de los resultados obtenidos ya analizados.

Algunas herramientas útiles:

• Ficha y cronograma: puede gestionarse mediante Excel o Google Sheets. En la misma figuran los perfiles de los usuarios convocados y el turno pactado con día y horario, además de email y teléfono de contacto de cada usuario.
• Asana: para organizar el flujo de trabajo, asignar tareas y dar un seguimiento constante que será útil para analizar la iniciativa una vez haya finalizado, haciendo foco retrospectivo en los desafíos que pudieran surgir para poder optimizar el proceso en cada oportunidad.
• Slack y correos electrónicos: es importante mantener todos los canales de comunicación abiertos tanto con los clientes como con los usuarios para que todos los equipos tengan visibilidad y acceso a cada paso del proceso.
• Google Calendar: una agenda de cada iniciativa bien organizada y de fácil acceso para todos los participantes.
• Zoom, Google Meet o Teams: para llevar a cabo las entrevistas o sesiones de investigación remotas, sean estas individuales o grupales.

3. Formularios y encuestas

Los formularios de pre-selección permiten optimizar los tiempos de reclutamiento, sobre todo cuando la muestra es muy segmentada, es decir, cuando tiene muchas características específicas que deben coincidir a la vez. Mediante esta herramienta podemos filtrar las respuestas obtenidas de una amplia población heterogénea, analizarlas rápidamente e identificar patrones que nos ayuden a distinguir potenciales candidatos de manera más específica.

Luego de la entrevista, es útil enviar una encuesta de satisfacción a cada participante para obtener insights que quizás no hayan surgido durante el encuentro de manera espontánea.

El carácter anónimo y confidencial de la misma les brinda confianza para sumar comentarios que podamos transformar en oportunidades de mejora.

En estos casos son útiles:

• Google Forms para crear los formularios y encuestas de satisfacción
• Herramientas de mailing para enviarlos

4. Bases de datos

Es importante contar con una base de datos actualizada y que contenga información clave sobre la muestra que deseamos reclutar.

La información básica que debe incluir es:

• Nombre y apellido
• Teléfono de contacto
• Mail de contacto
• Edad
• Zona de residencia
• Características muestrales excluyentes

Una herramienta útil en este caso vuelve a ser la planilla de Excel o Google sheets donde se irán incluyendo los hallazgos de cada contacto en una columna de motivos que registra con quiénes se logró establecer una comunicación y las razones concretas para su participación o exclusión del estudio.

5. Consentimiento informado

Los documentos de consentimiento informado y acuerdos de confidencialidad son herramientas indispensables que protegen tanto al equipo investigador como a los participantes.

Este tipo de documentos puede configurarse en herramientas como ZapSign y luego enviar el enlace al mismo en un correo electrónico junto con el turno y la información particular de la iniciativa a cada uno de los participantes.

En el mismo se describen brevemente los objetivos de la investigación, la dinámica del encuentro, su duración y cómo se usará la información recabada. Los participantes deben leerlo y firmarlo antes de comenzar para aclarar que participan de manera voluntaria y que conceden el permiso de que la sesión sea grabada para uso interno e investigativo, dejando constancia de que ningún dato será difundido o utilizado para otros fines.

6. Bonificación de participantes

Es importante ofrecer una compensación a los participantes por sus valiosas opiniones y tiempo invertido. Algunas herramientas incluyen:

• Gift cards electrónicas: método popular y práctico que permite agradecer la participación sin la necesidad de realizar transferencias o transacciones que impliquen brindar información bancaria o sensible para los usuarios. Estos vouchers se envían por correo electrónico junto al instructivo y opciones para su canjeo.
• Registro de bonificaciones: un documento que detalla el nombre de cada iniciativa, tipo de estudio, fechas de ejecución, presupuesto invertido y cantidad de participantes. Esta herramienta permite llevar un control exacto de gastos por periodo de tiempo.

En conclusión

Tener las herramientas y documentos adecuados durante el proceso de reclutamiento es esencial para seleccionar correctamente a los participantes.

La elección de herramientas puede variar acorde a las necesidades y estilo de trabajo de cada equipo. Las mismas no sólo optimizan el proceso y reducen los márgenes de error, sino que también aseguran la eficiencia y calidad del reclutamiento, lo que al final impacta directamente en la validez de los resultados obtenidos.